Estrazione Dati Finanziari da Dynamics 365 per la Due Diligence

Microsoft Dynamics 365 comprende due prodotti finanziari distinti: Dynamics 365 Finance & Operations (F&O), utilizzato da organizzazioni piu grandi, e Dynamics 365 Business Central, comune tra le aziende mid-market. Entrambi compaiono regolarmente negli incarichi di due diligence, in particolare nei settori manifatturiero, della distribuzione e dei servizi professionali.

Per i team TS, Dynamics rappresenta una via di mezzo tra la complessita di SAP e la semplicita di QuickBooks. I dati sono ben strutturati ma richiedono la comprensione dell'architettura specifica del sistema e dei metodi di estrazione. I team che sviluppano competenza specifica nell'estrazione da Dynamics gestiscono questi incarichi in modo piu efficiente e producono analisi piu affidabili.

Dynamics 365 Finance & Operations

F&O e il sistema ERP di livello enterprise di Microsoft. Il suo modulo finanziario memorizza i dati in un database relazionale strutturato con relazioni chiare tra le tabelle.

Architettura dei Dati

Entita legali. F&O utilizza "entita legali" come unita organizzativa primaria, equivalente ai codici societa in SAP. Ogni entita legale ha il proprio piano dei conti, calendario fiscale e impostazioni valutarie.

Struttura del piano dei conti. F&O utilizza un modello di piano dei conti condiviso dove un singolo piano dei conti puo essere condiviso tra piu entita legali. Questo semplifica l'estrazione perche i numeri e le descrizioni dei conti sono coerenti tra le entita.

Dimensioni finanziarie. F&O utilizza "dimensioni finanziarie" (Dipartimento, Centro di Costo, Business Unit, Progetto e dimensioni personalizzate) per il reporting di segmento. Queste dimensioni sono allegate alle transazioni e forniscono il dettaglio analitico che i team TS utilizzano per l'analisi dei ricavi e delle spese.

Metodi di Estrazione

Data entity e OData. F&O fornisce data entity che espongono i dati finanziari attraverso interfacce standardizzate. Le data entity di General Journal Entry, Trial Balance e Chart of Accounts forniscono i dati finanziari fondamentali necessari per la due diligence.

Management Reporter / Financial Reporting. Lo strumento di reporting finanziario di F&O genera bilanci di verifica, conti economici e stati patrimoniali esportabili in Excel. Utili per panoramiche rapide ma potrebbero non fornire il dettaglio a livello GL necessario per l'analisi delle rettifiche.

Accesso diretto al database. Per le target con installazione on-premise, le query SQL dirette sul database sottostante forniscono il metodo di estrazione piu flessibile. Le tabelle chiave includono GeneralJournalEntry, GeneralJournalAccountEntry, MainAccount e LedgerJournalTable.

Azure Data Lake. Le target che utilizzano F&O nel cloud potrebbero avere dati replicati in Azure Data Lake, che puo essere interrogato con strumenti SQL standard.

Esportazioni Essenziali

I team TS che lavorano con target F&O necessitano:

1. Bilancio di verifica per periodo e entita legale. Generato dalla data entity Trial Balance o dal Financial Reporting. Includere tutti i posting layer e tutti i periodi inclusi quelli di chiusura.
2. Dettaglio della contabilita generale. Dati a livello di transazione dalle tabelle GeneralJournalEntry e GeneralJournalAccountEntry. Includere data di registrazione, numero voucher, conto, importo, descrizione, dimensioni finanziarie e posting layer.
3. Piano dei conti. Tabella MainAccount con numeri di conto, nomi, tipi di conto principale e categorie.
4. Dati sub-ledger. Aging AR da CustTrans, aging AP da VendTrans e dati cespiti da AssetBook e AssetTrans.

Dynamics 365 Business Central

Business Central e il prodotto Dynamics piu comune nella due diligence mid-market. E piu semplice di F&O ma ha i propri requisiti di estrazione.

Architettura dei Dati

Societa. Business Central utilizza "societa" all'interno di un tenant. Ogni societa ha il proprio piano dei conti e i propri dati. Le target multi-entita possono avere piu societa all'interno di un singolo tenant Business Central.

Struttura dei conti G/L. Business Central utilizza un piano dei conti piatto o gerarchico con numeri e nomi di conto. Le categorie e sottocategorie di conto forniscono classificazioni aggiuntive che supportano la mappatura del piano dei conti.

Metodi di Estrazione

Esportazioni da pagina. Le pagine di Business Central (Piano dei Conti, Movimenti di Contabilita Generale, Bilancio di Verifica) possono essere esportate direttamente in Excel o CSV. Questo e il metodo piu semplice e funziona per la maggior parte degli incarichi mid-market.

Accesso API. Business Central fornisce API REST per l'accesso programmatico ai dati. Le API coprono la maggior parte delle entita finanziarie: movimenti GL, conti, clienti, fornitori e articoli.

Sfide Comuni

Volume dei dati in F&O. Le grandi implementazioni F&O possono avere milioni di movimenti GL. L'estrazione di tutti i dettagli puo andare in timeout o produrre file di dimensioni ingestibili. Il filtraggio per periodo o range di conti e l'estrazione a lotti sono necessari.

Incoerenza delle dimensioni. Le target possono utilizzare le dimensioni finanziarie in modo incoerente nel tempo. Una dimensione applicata rigorosamente nei periodi recenti potrebbe mancare dalle transazioni piu vecchie.

Posting layer. F&O supporta piu posting layer (Current, Operations, Tax). Il team TS deve specificare quale posting layer includere. Estrarre il layer sbagliato produce un bilancio di verifica che non si riconcilia con i dati finanziari dichiarati.

Standardizzazione dell'Estrazione da Dynamics

I team che incontrano regolarmente target Dynamics dovrebbero mantenere template di richiesta dati specifici per versione. Il template dovrebbe specificare:

• Il prodotto e la versione Dynamics (F&O o Business Central, con numero di versione)
• Le entita legali o societa richieste
• I periodi fiscali nell'ambito
• Le specifiche di valuta e posting layer
• Le dimensioni finanziarie da includere
• Il formato di esportazione e la codifica preferiti

Questa standardizzazione riduce gli scambi con il team IT della target e assicura una qualita dei dati coerente tra gli incarichi. Combinata con strumenti automatizzati di estrazione dati ERP che gestiscono le strutture dati specifiche di Dynamics, il percorso dai dati grezzi Dynamics ai dataset pronti per l'analisi diventa un processo ripetibile ed efficiente.

Per i team focalizzati sullo scaling del throughput delle operazioni, costruire competenza su tutti i principali sistemi ERP, incluso Dynamics, elimina una fonte comune di ritardi e assicura che il sistema ERP utilizzato dalla target non determini la tempistica dell'incarico.