Consegnare la Qualita degli Utili Piu Velocemente Senza Sacrificare la Qualita
La Qualita degli Utili e il pilastro della due diligence finanziaria. E anche uno dei deliverable piu laboriosi che un team di Transaction Services produce.
Un tipico incarico di QoE comporta l'acquisizione di mesi o anni di dati del libro mastro, la mappatura dei conti su un framework standardizzato, l'identificazione e la documentazione delle rettifiche e la produzione di un report su cui l'acquirente possa fare affidamento per prendere una decisione di investimento.
Nelle operazioni a compenso fisso, il tempo necessario determina direttamente il margine. La questione non e se accelerare, ma come farlo senza compromettere la qualita per cui i clienti pagano.
L'Anatomia dei Tempi di Consegna del QoE
Analizzare dove viene impiegato il tempo in un incarico QoE rivela dove sono possibili i guadagni di efficienza:
Raccolta e preparazione dati (20-30%): Ricezione di esportazioni del libro mastro, bilanci di verifica e dati dei sottolibri dal target. Riformattazione in una struttura operativa. Riconciliazione tra periodi ed entita.
Mappatura dei conti (15-20%): Traduzione del piano dei conti del target nel framework analitico. E qui che la mappatura manuale del libro mastro consuma il maggior numero di ore degli analisti.
Identificazione e documentazione delle rettifiche (25-35%): Il nucleo analitico dell'incarico. Identificazione delle rettifiche di normalizzazione, delle voci una tantum, degli impatti a regime e documentazione di ciascuna con evidenze a supporto.
Revisione e finalizzazione (15-25%): Revisione del partner e del manager, gestione dei commenti, riesecuzione delle analisi e preparazione del deliverable finale.
Le prime due categorie sono in gran parte meccaniche. Seguono schemi che si ripetono tra le operazioni. La terza categoria e dove il giudizio dell'analista crea valore. La quarta e dove la qualita della traccia di controllo determina quanto tempo viene impiegato.
Comprimere le Fasi Meccaniche
I miglioramenti di efficienza a piu alto impatto si concentrano sulla preparazione dei dati e sulla mappatura dei conti. Queste fasi non sono quelle in cui gli analisti aggiungono valore differenziante, ma consumano dal 35 al 50 percento del tempo totale di consegna.
L'acquisizione strutturata dei dati elimina la fase di riformattazione. Invece di copiare manualmente i dati dai vari formati di esportazione in un modello di lavoro, i dati fluiscono direttamente dai file sorgente in una struttura analitica coerente. Questo da solo puo far risparmiare da 2 a 4 ore per incarico.
Le regole di mappatura riutilizzabili sono il singolo miglioramento piu impattante. Un team che ha standardizzato il proprio processo di mappatura su decine di incarichi puo applicare le regole esistenti alle nuove operazioni e concentrare il tempo degli analisti solo sui conti che richiedono giudizio. Su settori o strutture di piano dei conti ricorrenti, il tempo di mappatura si riduce dal 60 all'80 percento.
La riconciliazione automatizzata fornisce un controllo continuo che i dati mappati corrispondano ai bilanci di verifica di origine. Invece di scoprire scostamenti di riconciliazione durante la revisione, l'analista riceve un feedback immediato durante il processo di mappatura.
Proteggere la Qualita Analitica
I miglioramenti di velocita a scapito della qualita analitica sono controproducenti. Un report QoE che contiene errori o manca di documentazione adeguata danneggia la reputazione dello studio e crea responsabilita.
La distinzione fondamentale e tra velocita meccanica e scorciatoie analitiche. Ridurre il tempo dedicato alla preparazione dei dati e alla mappatura non riduce il rigore analitico. Lo aumenta, perche gli analisti arrivano alla fase di identificazione delle rettifiche con piu tempo ed energia mentale per applicare il proprio giudizio.
Tre pratiche proteggono la qualita migliorando la velocita:
Separazione del lavoro meccanico da quello analitico: Quando la preparazione dei dati e la mappatura sono gestite attraverso processi strutturati, la fase analitica parte da una base pulita e validata piuttosto che da un file assemblato manualmente.
Validazione integrata: Controlli automatizzati individuano problemi comuni (scostamenti di riconciliazione, periodi mancanti, voci duplicate) prima che possano influenzare l'analisi. Questo e piu affidabile della revisione manuale.
Tracce di controllo strutturate: Ogni decisione di mappatura e rettifica e documentata con la relativa motivazione. Questo rende la revisione piu veloce e garantisce che le decisioni analitiche siano difendibili.
L'Impatto sui Margini
Per un team che consegna da 40 a 60 incarichi QoE all'anno, comprimere le fasi meccaniche dal 30 al 50 percento ha un impatto diretto e misurabile sui margini:
- Da 4 a 6 ore risparmiate per operazione su preparazione dati e mappatura.
- Da 2 a 3 ore risparmiate per operazione sui cicli di revisione, grazie a output piu puliti e migliori tracce di controllo.
- Riduzione delle rilavorazioni: Meno errori nelle fasi meccaniche significa meno correzioni durante le fasi analitiche e di revisione.
Ai tassi di addebito tipici degli analisti, questo si traduce in un recupero significativo dei margini per incarico. Sull'intero portafoglio operazioni annuale, l'impatto cumulativo sul tasso di realizzazione e sulla capacita produttiva del team e significativo.
Punto di Partenza
I team che desiderano migliorare l'efficienza nella consegna del QoE dovrebbero iniziare dalla fase che consuma piu tempo improduttivo. Per la maggior parte dei team, si tratta della mappatura dei dati del libro mastro.
Una volta che la mappatura e standardizzata e riutilizzabile, i benefici si propagano lungo l'intero incarico: preparazione dei dati piu rapida, input analitici piu puliti, cicli di revisione piu brevi e margini piu elevati per operazione.