Estrazione Dati da QuickBooks per la Due Diligence M&A
QuickBooks e il sistema contabile piu frequentemente incontrato nella due diligence lower mid-market e small-cap. Le target che utilizzano QuickBooks rappresentano una porzione significativa del flusso di operazioni per molti team TS, in particolare quelli che servono fondi PE focalizzati su acquisizioni add-on e costruzione di piattaforme.
La buona notizia: i dati QuickBooks sono generalmente piu semplici da estrarre rispetto ai sistemi ERP enterprise. La sfida: i dati QuickBooks sono spesso meno strutturati, meno coerentemente mantenuti e piu inclini a problemi di qualita dei dati che complicano l'analisi.
QuickBooks Desktop vs. QuickBooks Online
La prima domanda su ogni incarico QuickBooks: quale versione utilizza la target? I due prodotti hanno architetture dati e metodi di estrazione fondamentalmente diversi.
QuickBooks Desktop (Pro, Premier, Enterprise) memorizza i dati in un file aziendale locale (formato .QBW). Le opzioni di estrazione includono esportazioni di report integrati in Excel o PDF, accesso diretto al file aziendale tramite il QuickBooks SDK, strumenti di esportazione di terze parti e esportazioni di file IIF.
QuickBooks Online memorizza i dati nel cloud. Le opzioni di estrazione includono esportazioni di report in Excel, CSV o PDF, accesso API QuickBooks Online e integrazione con strumenti di terze parti tramite API.
Estrazioni Essenziali dei Dati
Bilancio di Verifica
QuickBooks fornisce un report del bilancio di verifica per periodo. I punti chiave di configurazione: base di competenza vs. cassa (la due diligence richiede tipicamente la base di competenza), range di date e livello di dettaglio a livello di singolo conto.
Dettaglio della Contabilita Generale
Il report di dettaglio GL in QuickBooks fornisce dati a livello di transazione per ciascun conto. L'esportazione dovrebbe includere: data della transazione, tipo di transazione, conto, importi dare e avere, memo/descrizione, nome e numero di riferimento.
Piano dei Conti
L'elenco del piano dei conti fornisce la base per la mappatura. I piani dei conti QuickBooks sono tipicamente piatti e usano nomi descrittivi piuttosto che codici numerici. Questo rende la mappatura automatizzata del piano dei conti piu dipendente dal matching delle descrizioni.
Problemi comuni di qualita dei dati nei piani dei conti QuickBooks:
- Conti duplicati o quasi duplicati. Le target che hanno usato QuickBooks per anni spesso accumulano conti ridondanti.
- Conti mal classificati. Conti dei ricavi classificati come "Other Income" o conti delle spese classificati come "Cost of Goods Sold" sono comuni.
- Conti inattivi con saldi. QuickBooks consente di contrassegnare i conti come inattivi mantenendo i saldi storici.
Sfide sulla Qualita dei Dati
Inserimento dati incoerente. Senza la validazione degli input e i controlli di flusso dei sistemi enterprise, i dati QuickBooks contengono spesso denominazioni incoerenti, campi mancanti e transazioni mal classificate.
Rettifiche con scritture contabili. Le rettifiche di fine anno effettuate dal commercialista o dal revisore della target sono spesso registrate come scritture contabili. Identificare e comprendere queste scritture e critico per riconciliarsi con i bilanci certificati.
Tracking per classe e sede. QuickBooks supporta il tracking per classe e sede per il reporting di segmento, ma l'utilizzo e incoerente.
File aziendali multipli. Le target con piu entita possono utilizzare file QuickBooks separati per ciascuna entita. Ogni file ha il proprio piano dei conti, numerazione e convenzioni di denominazione. Il consolidamento richiede la mappatura dei conti di ogni file a un framework comune, il che moltiplica il costo della mappatura manuale del GL.
Semplificare il Processo
Richieste dati standardizzate. Mantenere template di richiesta dati separati e dettagliati per QuickBooks Desktop e QuickBooks Online.
Regole di mappatura specifiche per QuickBooks. Costruire una libreria di mappatura che riconosca i nomi di conto comuni di QuickBooks (Undeposited Funds, Retained Earnings, Opening Balance Equity, Ask My Accountant).
Controlli di qualita dei dati. Applicare controlli standard di qualita dei dati immediatamente al ricevimento dei dati QuickBooks.
Strumenti di estrazione automatizzata. Gli strumenti che si connettono direttamente a QuickBooks (tramite SDK per Desktop o API per Online) estraggono dati in un formato standardizzato e alimentano direttamente la pipeline di estrazione dati ERP.
Da QuickBooks all'Analisi
Il percorso dai dati grezzi QuickBooks ai dataset pronti per l'analisi e piu breve rispetto ai sistemi ERP enterprise ma richiede attenzione alla qualita dei dati. I team che automatizzano questa normalizzazione arrivano alla fase di analisi del bilancio di verifica piu velocemente e con dati piu puliti.