Estrazione Dati SAP per la Due Diligence: Ottenere Dati Utilizzabili da Sistemi Complessi

SAP e il sistema ERP piu comune incontrato nella due diligence mid-market e large-cap. E anche uno dei piu complessi per l'estrazione dei dati. Il divario tra cio di cui un team TS ha bisogno e cio che SAP fornisce prontamente crea una fonte ricorrente di ritardi negli incarichi che coinvolgono target basate su SAP.

Comprendere l'architettura dei dati e i metodi di estrazione di SAP non e opzionale per i team TS che lavorano su operazioni con target SAP. E una competenza fondamentale che influenza direttamente le tempistiche dell'incarico e la qualita dei dati.

Perche l'Estrazione SAP e Diversa

SAP memorizza i dati finanziari in molteplici tabelle con relazioni complesse.

Architettura multi-livello. SAP separa i dati tra contabilita generale (tabelle BKPF/BSEG o ACDOCA in S/4HANA), sub-ledger (crediti, debiti, contabilita cespiti) e livelli di reporting (contabilita per profit center, per centro di costo).

Struttura dei codici societa. SAP organizza i dati per codice societa, che puo o meno corrispondere alle entita legali.

Varianti del piano dei conti. SAP supporta piu tipi di piano dei conti: operativo, di gruppo e specifico per paese. Il team di due diligence tipicamente necessita del piano dei conti operativo con le sue descrizioni, ma potrebbe anche necessitare della mappatura del piano di gruppo per il consolidamento multi-entita.

Richieste Dati Comuni per Target SAP

Bilancio di verifica per periodo. Dalle tabelle FAGLFLEXA o ACDOCA (S/4HANA) o dalla tabella riepilogativa FAGLFLEXT. La richiesta deve specificare: codici societa, esercizi fiscali, periodi di registrazione e se includere i periodi speciali.

Dettaglio della contabilita generale. Dettaglio a livello di voce per conti selezionati, da BKPF (testata documento) e BSEG (voci) in ECC, o ACDOCA in S/4HANA.

Piano dei conti con descrizioni. Dati anagrafici dei conti dalle tabelle SKA1 e SKAT. Questo fornisce numeri, descrizioni e classificazioni necessari per la mappatura del piano dei conti.

Dati sub-ledger. Aging crediti (tabelle BSID/BSAD), aging debiti (tabelle BSIK/BSAK) e registri cespiti (tabelle ANLA/ANLB/ANLC).

Metodi di Estrazione

Report Standard

SAP fornisce report finanziari standard (codici transazione come FBL3N per le voci GL, S_ALR_87012284 per il bilancio di verifica) esportabili in Excel o CSV.

Estrazione Diretta dalle Tabelle

L'estrazione dei dati direttamente dalle tabelle SAP (utilizzando SE16, SQVI o strumenti simili) fornisce i dati piu completi e flessibili.

Strumenti di Estrazione Automatizzata

Gli strumenti dedicati di estrazione dati ERP si connettono a SAP ed estraggono i dati richiesti automaticamente. Eliminano gli scambi tra il team TS e il dipartimento IT della target.

Errori Comuni

Dati dell'esercizio fiscale incompleti. Gli esercizi fiscali SAP possono non essere allineati con gli anni solari. L'estrazione deve tenere conto della variante dell'esercizio fiscale.

Gestione valutaria. SAP memorizza gli importi in valuta del documento, valuta locale e valuta di gruppo. L'estrazione deve specificare di quale valuta il team TS ha bisogno.

Registrazioni nei periodi speciali. SAP consente registrazioni nei periodi speciali (periodi da 13 a 16) per le rettifiche di fine anno. Se esclusi dall'estrazione, il bilancio di verifica non quadrera con il bilancio certificato.

Documenti cancellati o stornati. SAP conserva documenti stornati e cancellati nelle sue tabelle. Le estrazioni devono filtrare appropriatamente.

Preparare la Richiesta Dati

I team TS possono ridurre i ritardi nell'estrazione fornendo template di richiesta dati specifici per SAP:

Codici societa da includere (con conferma della mappatura alle entita)
Esercizi fiscali e periodi (inclusa l'indicazione se includere i periodi speciali)
Specifica della valuta (documento, locale o di gruppo)
Range di conti o gruppi di conti per le estrazioni di dettaglio GL
Preferenze sul formato di output (CSV con delimitatori specifici, intestazioni dei campi e codifica)

I team che standardizzano le richieste dati SAP tra gli incarichi costruiscono efficienza in ogni operazione che coinvolge una target SAP. Questa standardizzazione e un'applicazione pratica della standardizzazione dei flussi di lavoro per le operazioni.

Dall'Estrazione all'Analisi

L'estrazione e solo il primo passo. I dati grezzi SAP richiedono normalizzazione prima di essere pronti per l'analisi. Gli strumenti automatizzati che gestiscono sia l'estrazione che la normalizzazione comprimono la tempistica da giorni a ore. L'analista riceve dati puliti e mappati pronti per l'analisi del bilancio di verifica.