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Extraction de donnees financieres Dynamics 365 pour le due diligence

L'extraction de donnees Dynamics 365 pour le due diligence couvre F&O et Business Central. Decouvrez comment les equipes TS extraient et normalisent les donnees financieres depuis Dynamics.

Datapack Team

Extraction de donnees financieres Dynamics 365 pour le due diligence

Microsoft Dynamics 365 englobe deux produits financiers distincts : Dynamics 365 Finance & Operations (F&O), utilise par les grandes organisations, et Dynamics 365 Business Central, courant parmi les entreprises mid-market. Les deux apparaissent regulierement dans les missions de due diligence, en particulier dans l'industrie, la distribution et les services professionnels.

Pour les equipes TS, Dynamics represente un terrain intermediaire entre la complexite de SAP et la simplicite de QuickBooks. Les donnees sont bien structurees mais necessitent de comprendre l'architecture specifique du systeme et les methodes d'extraction. Les equipes qui developpent une competence d'extraction specifique a Dynamics traitent ces missions plus efficacement et produisent des analyses plus fiables.

Dynamics 365 Finance & Operations

F&O est le systeme ERP de niveau entreprise de Microsoft. Son module financier stocke les donnees dans une base de donnees relationnelle structuree avec des relations de tables claires.

Architecture des donnees

Entites juridiques. F&O utilise les « entites juridiques » comme unite organisationnelle principale, equivalent aux codes societe dans SAP. Chaque entite juridique possede son propre plan comptable, calendrier fiscal et parametres de devise.

Structure du plan comptable. F&O utilise un modele de plan comptable partage ou un seul plan comptable peut etre partage entre plusieurs entites juridiques. Cela simplifie l'extraction car les numeros et descriptions de comptes sont coherents entre les entites. Toutefois, tous les comptes ne sont pas necessairement actifs dans toutes les entites.

Dimensions financieres. F&O utilise des « dimensions financieres » (Departement, Centre de couts, Unite commerciale, Projet et dimensions personnalisees) pour le reporting segmente. Ces dimensions sont attachees aux transactions et fournissent le detail analytique que les equipes TS utilisent pour l'analyse du chiffre d'affaires et des charges.

Calendriers fiscaux. F&O prend en charge plusieurs calendriers fiscaux avec des types de periodes configurables. Une implementation standard utilise 12 periodes mensuelles plus une periode de cloture. Comprendre la configuration du calendrier fiscal est essentiel pour une extraction precise basee sur les periodes.

Methodes d'extraction

Entites de donnees et OData. F&O fournit des entites de donnees qui exposent les donnees financieres via des interfaces standardisees. L'entite de donnees General Journal Entry, l'entite de donnees Trial Balance et l'entite de donnees Chart of Accounts fournissent les donnees financieres essentielles necessaires pour le due diligence.

Management Reporter / Financial Reporting. L'outil de reporting financier de F&O genere des balances generales, des comptes de resultat et des bilans exportables vers Excel. Ceux-ci sont utiles pour des vues d'ensemble rapides mais peuvent ne pas fournir le detail au niveau GL necessaire pour l'analyse des ajustements.

Acces direct a la base de donnees. Pour les cibles hebergees on-premise, les requetes SQL directes sur la base de donnees sous-jacente fournissent la methode d'extraction la plus flexible. Les tables cles incluent GeneralJournalEntry, GeneralJournalAccountEntry, MainAccount et LedgerJournalTable.

Azure Data Lake. Les cibles utilisant F&O dans le cloud peuvent avoir des donnees repliquees vers Azure Data Lake, interrogeable avec des outils SQL standard. Cette methode gere bien les grands volumes de donnees et evite les preoccupations de performance liees a l'interrogation directe du systeme de production.

Exports essentiels

Les equipes TS travaillant avec des cibles F&O ont besoin de :

  1. Balance generale par periode et entite juridique. Generee a partir de l'entite de donnees Trial Balance ou du Financial Reporting. Inclure toutes les couches de comptabilisation et toutes les periodes y compris les periodes de cloture.
  2. Detail du grand livre. Donnees au niveau transactionnel issues des tables GeneralJournalEntry et GeneralJournalAccountEntry. Inclure la date de comptabilisation, le numero de piece, le compte, le montant, la description, les dimensions financieres et la couche de comptabilisation.
  3. Plan comptable. Table MainAccount avec les numeros de compte, les noms, les types de compte principal et les categories de compte principal.
  4. Donnees de sous-livres. Balance agee des creances depuis CustTrans, balance agee fournisseurs depuis VendTrans et donnees d'immobilisations depuis AssetBook et AssetTrans.

Dynamics 365 Business Central

Business Central est le produit Dynamics le plus courant dans le due diligence mid-market. Il est plus simple que F&O mais possede ses propres exigences d'extraction.

Architecture des donnees

Societes. Business Central utilise des « societes » au sein d'un tenant. Chaque societe possede son propre plan comptable et ses donnees. Les cibles multi-entites peuvent avoir plusieurs societes au sein d'un seul tenant Business Central.

Structure du plan comptable. Business Central utilise un plan comptable plat ou hierarchique avec des numeros et noms de comptes. Les categories et sous-categories de comptes fournissent une classification supplementaire qui soutient le mapping du plan comptable.

Dimensions. Business Central prend en charge deux « dimensions globales » et jusqu'a six « dimensions de raccourci » pour le marquage des transactions. Celles-ci sont plus simples que les dimensions financieres de F&O mais servent un objectif analytique similaire.

Methodes d'extraction

Exports de pages. Les pages Business Central (Plan comptable, Ecritures comptables, Balance) peuvent etre exportees directement vers Excel ou CSV. C'est la methode la plus simple et elle fonctionne pour la plupart des missions mid-market.

Acces API. Business Central fournit des API REST pour l'acces programmatique aux donnees. Les API couvrent la plupart des entites financieres : ecritures comptables, comptes, clients, fournisseurs et articles.

Packages de configuration. Les packages de configuration RapidStart de Business Central peuvent exporter des donnees de multiples tables dans un format structure. Cela est utile pour les extractions completes couvrant l'integralite du plan comptable, l'historique des transactions et les donnees de reference.

Exports essentiels

  1. Balance generale. La page Balance filtree par periode. Exporter vers Excel pour chaque exercice fiscal dans le perimetre.
  2. Ecritures comptables. La page Ecritures comptables avec tous les champs visibles. Filtrer par plage de dates de comptabilisation.
  3. Plan comptable. La page Plan comptable avec le numero de compte, le nom, le type de compte, la categorie de compte et la sous-categorie de compte.
  4. Donnees de sous-livres. Ecritures comptables clients, Ecritures comptables fournisseurs et Ecritures comptables immobilisations pour l'analyse des sous-livres.

Defis courants

Volume de donnees dans F&O. Les grandes implementations F&O peuvent avoir des millions d'ecritures comptables. L'extraction de tout le detail peut expirer ou produire des fichiers de taille ingerable. Le filtrage par periode ou plage de comptes et l'extraction par lots est necessaire.

Incoherence des dimensions. Les cibles peuvent utiliser les dimensions financieres de maniere incoherente dans le temps. Une dimension rigoureusement appliquee sur les periodes recentes peut etre absente des transactions plus anciennes. Cela affecte l'analyse segmentee sur toute la periode d'analyse.

Couches de comptabilisation. F&O prend en charge plusieurs couches de comptabilisation (Current, Operations, Tax). L'equipe TS doit preciser quelle couche inclure. L'extraction de la mauvaise couche produit une balance generale qui ne se rapproche pas des etats financiers reportes.

Differences de versions Business Central. Les anciennes versions de Business Central (NAV) ont des structures de donnees et des methodes d'extraction differentes. Confirmer la version exacte avant de preparer la demande de donnees evite les erreurs de specification.

Standardiser l'extraction Dynamics

Les equipes qui rencontrent regulierement des cibles Dynamics devraient maintenir des modeles de demande de donnees specifiques a chaque version. Le modele devrait preciser :

  • Le produit et la version Dynamics (F&O ou Business Central, avec le numero de version)
  • Les entites juridiques ou societes requises
  • Les periodes fiscales dans le perimetre
  • Les specifications de devise et de couche de comptabilisation
  • Les dimensions financieres a inclure
  • Le format d'export et l'encodage preferes

Cette standardisation reduit les allers-retours avec l'equipe IT de la cible et garantit une qualite de donnees coherente entre les missions. Combinee avec des outils automatises d'extraction de donnees ERP qui gerent les structures de donnees specifiques a Dynamics, le chemin des donnees brutes Dynamics aux jeux de donnees prets pour l'analyse devient un processus repetable et efficace.

Pour les equipes axees sur le developpement du volume de deals, construire la competence sur tous les principaux systemes ERP, y compris Dynamics, elimine une source courante de retards et garantit que le systeme ERP utilise par la cible ne determine pas le calendrier de la mission.